Coraz więcej właścicieli małych firm odpisuje na maile z lotniska, a przelewy zatwierdza z apartamentu w Lizbonie. Taki model działa, jeśli firma nie zależy od jednego biurka ani od jednej osoby, która wie, gdzie co leży. Poniżej opisujemy, co ustawić przed wyjazdem i jak prowadzić zespół rozproszony po kilku miastach. W drugiej części piszemy o pieniądzach dla firm, dla których mobilność oznacza ciężarówki albo partnera badawczego w Norwegii.
Co musi działać, zanim spakujesz walizkę
Najpierw dokumenty. Jeśli umowy i pisma z urzędów leżą w szafie w biurze, każdy wyjazd kończy się telefonem do księgowej z prośbą o zdjęcie potrzebnej strony. Dokumenty przeniesione do chmury, z porządnym podziałem folderów i uprawnień, rozwiązują większość takich sytuacji. Fakturowanie i tak przeniosło się do sieci, bo w 2026 roku Krajowy System e-Faktur stał się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców i faktury wystawia się w nim z każdego miejsca, w którym jest internet i dostęp do konta firmy.
Druga sprawa to łączność. Hotelowe Wi-Fi bywa zawodne. Karta eSIM z pakietem danych na kraj docelowy zwykle kosztuje mniej niż roaming poza Unią, a firmowe konta warto zabezpieczyć logowaniem dwuskładnikowym i menedżerem haseł, zanim ktoś z zespołu zaloguje się do bankowości z kawiarni na drugim końcu świata.
Trzeci element, czyli zastępstwa, brzmi banalnie i sprawia najwięcej kłopotów. Kto zatwierdzi przelew powyżej ustalonej kwoty i kto odbierze pismo z urzędu skarbowego? Odpowiedzi trzeba spisać i przekazać zespołowi przed wyjazdem, a korespondencję urzędową przestawić na e-Doręczenia, z których od 2025 roku administracja korzysta przy wysyłce pism do firm.
Zespół rozproszony potrzebuje zasad na piśmie
Praca zdalna ma od kwietnia 2023 roku własny rozdział w Kodeksie pracy. Pracodawca określa jej zasady w porozumieniu albo w regulaminie, a pracownikowi pracującemu zdalnie należy się zwrot części kosztów, najczęściej w formie ekwiwalentu lub ryczałtu. Przepisy nie mówią jednak, o której godzinie zespół ma być osiągalny ani kto decyduje, gdy szef jest w samolocie, więc te reguły firma ustala sama i najlepiej zapisuje je w jednym dokumencie dostępnym dla wszystkich.
Osobny temat to praca z zagranicy. Nawet krótka praca z innego kraju Unii formalnie wymaga zaświadczenia A1 z ZUS, które potwierdza, że pracownik podlega polskim ubezpieczeniom, a przy pobycie liczonym w miesiącach pojawia się dodatkowo pytanie o rezydencję podatkową. Zanim ktoś z zespołu wyjedzie na dłużej, porozmawiaj o tym z księgową albo działem kadr.
Gdy mobilność firmy to ciężarówki
Dla przewoźników i firm logistycznych mobilność to kilometry, a od kilku lat także pytanie, czym te kilometry przejechać. Elektryczne ciężarówki potrzebują ładowarek dużej mocy. Ogólnodostępnych miejsc, w których naładuje się ciągnik z naczepą, wciąż jest w Polsce niewiele.
Na wsparcie budowy lub rozbudowy ogólnodostępnej stacji ładowania dla transportu ciężkiego NFOŚiGW przeznacza w programie o tej samej nazwie 2 mld zł z Funduszu Modernizacyjnego. Przedsiębiorca, mały albo duży, może dostać bezzwrotną dotację do 100% kosztów netto, wypłacaną jako refundacja. Stacja musi stanąć przy drodze sieci bazowej TEN-T lub do 3 km od zjazdu z niej, ewentualnie na terenie centrum logistycznego lub podobnego obiektu, na przykład terminalu intermodalnego, i mieć co najmniej jeden punkt ładowania o mocy minimum 350 kW. Inwestycja przy TEN-T musi obejmować co najmniej dwie takie stacje, a całość trzeba ubezpieczyć na pięcioletni okres trwałości.
Chętnych nie brakuje. W pierwszym naborze firmy złożyły ponad 350 wniosków na łącznie ok. 2 mld zł, a NFOŚiGW zatwierdził 170 projektów obejmujących 843 stacje. Drugi nabór jest zapowiadany na IV kwartał 2026 roku, więc firma z własną bazą albo działką przy trasie ma jeszcze kilka tygodni na sprawdzenie, czy sieć udźwignie przyłącze takiej mocy.
Wspólny projekt z partnerem z Norwegii
Mobilna firma nie musi otwierać oddziału, żeby pracować z partnerami za granicą. Fundusze Norweskie i EOG dopłacają do projektów, w których polskie przedsiębiorstwo współpracuje z podmiotem z Norwegii, Islandii lub Liechtensteinu.
Pierwszy przykład to konkurs POLNORIS prowadzony przez NCBR. Finansuje badania przemysłowe i prace rozwojowe realizowane w konsorcjum, w którym jest co najmniej jedna polska firma lub organizacja badawcza oraz co najmniej jedna organizacja badawcza z państw-darczyńców. Temat projektu jest dowolny. Musi się jednak wpisywać w jeden z priorytetów Funduszy EOG, na przykład zieloną transformację. Przedsiębiorstwo może dostać do 80% kosztów badań przemysłowych i do 60% kosztów prac rozwojowych, a dofinansowanie projektu wynosi od 1 mln do 1,75 mln euro. Budżet konkursu to 70 mln euro, a wnioski, składane wyłącznie po angielsku, NCBR przyjmuje do 17 grudnia 2026 roku.
Drugi program, Zielony biznes i innowacje, prowadzi PARP razem z Innovation Norway. Jest skierowany do MŚP, które chcą wprowadzić na rynek nowy produkt ekologiczny albo wdrożyć zieloną technologię ograniczającą na przykład ilość odpadów lub zużycie surowców. Dotacja sięga 70% kosztów netto, od ok. 300 tys. do 2 mln euro na projekt, a preferowane są między innymi przedsięwzięcia realizowane z partnerem z Norwegii. Warunki pomocy określa rozporządzenie ministra funduszy z 11 września 2026 roku, a nabór jest zapowiadany na ostatni kwartał tego roku.
Firmy, które myślą o flocie elektrycznych ciężarówek albo o projekcie badawczym z partnerem z zagranicy, powinny zacząć od kalendarza: POLNORIS przyjmuje wnioski do 17 grudnia 2026 roku, a nabory na stacje ładowania i w programie Zielony biznes i innowacje mają ruszyć przed końcem roku.
